フリーランスは、全てのスケジュールを自分で決められるところがいいところですが、
「毎日仕事に追われてなかなか終わらない」
「何から手をつけたらいいのかわからない」
と仕事がうまく捗らないとお悩み方は多いのではないでしょうか？
私も保育士の時は就業時間内に仕事が終わらず、残業をしたり、家に持ち帰って作業をしたりと毎日仕事に追われていました。
しかし、タスク管理を取り入れてからは効率良く仕事ができるようになり、定時で上がってプライベートの時間を充実できるように！
そこで今回は、私が保育士の時からやっている効率的に仕事をするためのタスク管理の方法を解説します。
Contents
タスク管理をしたほうがいい3つの理由
フリーランスは、全てのスケジュールを自分で決められるところがいいところですが、
タスク管理ができていない人はスケジュールが崩れがちで、そういう人ほど納期が遅れる傾向があります。
タスク管理はどの仕事をするにも大切なことですが、フリーランスの方こそやるべきことだと、私が考える理由をまずはお話しますね。
仕事内容が「見える化」出来る
頭の中だけで仕事内容を把握していると、作業が行き当たりばったりになってしまったり、タスクが抜け落ちていたり、とミスが起こりがちです。
タスクを可視化することで、
- 今自分が受け持っている仕事内容
- 必要な作業
- タスクの進捗状況
が一目でわかります。
効率的に作業が出来る
タスクが一目でわかるようになることで、何から手をつけたらいいのか
がすぐにわかるようになり、作業開始までの時間が短くなります。
また、やるべきことが具体的に記されているために、無駄な作業が減り
効率的に作業ができるようになります。
ミスを減らせる
タスクを整理して管理することで、頭の中がクリアになり、自分が今やるべき作業に集中することができます。
一つのことに集中することで、簡単なミスが減らすことに繋がります。
また、期限を一緒に書き出しておくことで、優先順位をつけて作業ができ、気がつけば今日中だった！うっかり期限が過ぎていた！と焦ることもなくなります。
タスク管理の3STEP
STEP1：タスクを全て書き出す
まずは現在あるタスクを全て書き出しましょう。
この時にポイントは
- できるだけ具体的に細分化する
- 期限はいつまでなのか？
「できるだけ具体的に細分化する」
抽象的なタスクでは、具体的になにをすればいいのかがわからず、結局作業開始までに時間がかかってしまいます。
具体的にかつ細分化することで、ぱっと行動に移すことができ、
他の人に作業を頼む際には、やるべきことがわかりやすくなります。
「期限はいつまでなのか？」
早急に対応しなければならない作業、期限まで余裕のある作業、
次のSTEPで優先順位をつける際に期限が書いてあれば振り分けやすくするために一緒に記入しましょう。
STEP2：優先順位をつける
優先順位をつける際におすすめなのが、時間管理のマトリクスの使用です。
STEP１で書き出した項目を「重要度」「緊急度」に合わせて分類していきましょう。
分類していくと、「④重要でも緊急でもない」仕事がみえてきます。
これはやらなくてもいい無駄な作業である可能性が高いため、タスクから削ります。
STEP3：スケジュールに落とし込む
重要度と緊急度に合わせて分類したあとは、それに合わせてスケジュールに落とし込みます。
そこから、「①重要かつ緊急な仕事」や「②重要ではないが緊急な仕事」から優先的にスケジュールに入れ、
隙間時間に「③重要だが緊急ではない仕事」を入れましょう。
この時のポイントは「作業にかかる時間を把握すること」
各作業にどれぐらい時間がかかっているのか、把握できていなければ
スケジュールに組み込んでも作業がなかなか終わらず、スケジュールも崩れてしまいます。
常に作業にどれだけ時間がかかっているのか、意識しながら作業することで、自然と作業時間は把握でき、スケジュールも立てやすくなります。
もう1つは、「スケジュールに余白を作ること」
1日で多くのタスクが出来ることに越したことはないですが、詰め込みすぎてしまうとイレギュラーなことが起こった時に対応ができなくなってしまいます。
イレギュラーに柔軟に対応するためにも、あえて余白を作り、余裕をもって仕事ができるようにしましょう。
さらに、
スケジュールに落とし込む際に、フリーランスとして気をつけたいことが2つあります。
1つめは「規則正しい生活を心掛ける」こと
これは早寝早起きということではなく、毎日同じ時間に仕事をして、休憩して、とある程度ルーティン化して生活リズムを整える、ということです。
その中で、始業時間と終業時間も決められるとベストです！
2つめは「前日に次の日のスケジュールを決める」
当日にスケジュールを決めていると、それだけで時間が過ぎてしまい、やりたかった業務がどんどん後回しになってしまいます。
前日にスケジュールを決めておくことで、当日すぐに業務に取り掛かることができるようになります。
また、前日に全体を把握することで、当日にイレギュラーなことがあった時に柔軟に対応できるようになります。
私のおすすめツール
紙とペン
最近はタスク管理のためのアプリやツールがたくさん出てきていますが、
なんだかんだアナログが1番！ということで、私は紙とペン一択です。
書くことで頭の中が整理されて、余分な思考を排除することが出来ます。
1枚の付箋にTODOを書いてパソコンに貼っておけば、すぐにやるべきことが見え、イレギュラーがあってもすぐに対応することも可能になります。
(付箋でなくても手帳に書き出してもOKです。とにかく紙に書き出すことが大事！)
タスクを終了した際には、項目を消していけるので、達成感万歳。
また私の場合携帯アプリにすると、次のタスクを確認しようと起動する際に、インスタやラインなどの不要なアプリをつい起動して、無駄な時間をだらだら過ごしてしまう
というマイナス面もあるため、紙とペンのアナログ方式でタスク管理をしています。
まとめ
今回はタスク管理をしたほうがいい理由と方法をお伝えしました。
ミスを減らして、効率よく作業していくことは、どんな仕事をしていても重要なことになってきます。
ぜひこの記事を参考にしていただければと思います！
